Внутрішні аудити. Аудит постачальників

Внутренний аудит – от формального подтверждения к раскрытию потенциала компании

Как создать дополнительную ценность для компании от проведения внутренних аудитов? Что необходимо усилить, что создать, что ослабить, а от чего отказаться? 

Мы  знаем ответы на эти вопросы и готовы на практике поделиться с Вами. 

Полученные знания и навыки Вы сможете применять при проведении аудита Ваших поставщиков. Мы можем вместе с Вами подготовить и провести такой аудит (аудит второй стороной). 

Если коротко ответить на поставленный вопрос: "Чтобы создать дополнительные ценности для компании – постепенно смещайте акценты внутреннего аудита с "контрольных функций" на "раскрытие потенциала компании", но помните о балансе между ними. Внутренние аудиторы должен стать бизнес-партнерами для собственников, руководителей и сотрудников компаний". Мы научим Вас этому и вместе с Вами проведем такой внутренний аудит у Вас. Вы увидите разницу в результатах как было до и как стало после.  

Основные функции и ожидания от проведения внутреннего аудита: 

• Планирование и проведение внутренних аудитов с документированием результатов, в том числе несоответствий;

• Оценка соответствия требованиям стандартов и требованиям, установленных самой компанией;

• Проведение встреч с владельцами процессов / руководителями подразделений для разъяснения выявленных несоответствий;

• Контроль надлежащего выполнения рекомендаций по результатам аудита; 

Посмотрим на проведение внутреннего аудита через известный цикл Деминга "PLAN – DO – CONROL – ACT" при новой парадигме "раскрытие потенциала компании".

PLAN

Не будем подробно останавливаться на этапе планирования внутренних аудитов в части составления программ, графиков и т.д. Поговорим о том, как происходит подбор внутренних аудиторов. Наше глубокое убеждение, что подбор должен осуществляться не только по профессиональным качествам. Внутренний аудитор должен не только "знать и уметь", он должен "быть". В практику отбора должна быть включена диагностика личностного потенциала внутреннего аудитора. Есть ряд отличных диагностик, которые позволяют определить профиль внутреннего аудитора, получить информацию о том, как он может себя вести в кризисных ситуациях, при работе под давлением, его сильные и слабые стороны. Хорошей практикой является разработка компанией идеального профиля внутреннего аудитора.

Отдельно остановимся на подготовке вопросов внутренними аудиторами. Именно это часть подготовки влияет как пройдет аудит: "формальное подтверждение" или "раскрытие потенциала компании".

Формальное подтверждение:

Подход №1. В ходе внутреннего аудита проверяется непосредственно только деятельность по процессу / подразделения. При этом используются вопросы: Кто, Что, Где, Когда, Как, Почему и в завершении внутренний аудитор просит: "Покажите". При таком подходе компания получает узкую, фрагментированную информацию о результативности своей системы менеджмента. При таком подходе есть риск упустить факторы, которые оказывают положительное / отрицательное влияние на процесс и систему менеджмента в целом;

Подход №2. В ходе внутреннего аудита аудитор задает весь спектр вопросов, который позволяет получить информацию о том, как работает система в целом. Как и какое влияние составляющие части системы менеджмента оказывают на процесс / подразделение, который проходит внутренний аудит. Это близко к методу "5М", который используется в качестве методологии описания процесса. Вопросы могу касаться: политик, целей, ценностей компании, ожиданий заинтересованных сторон (внешних, внутренних), ответственности и полномочий, квалификации и обучения, использования полученных знаний в результате обучения, выявления скрытых знаний, правил управления документацией, владением навыков бесконфликтной работы, наличием в компании методов профилактики снижения стрессов и эмоционального истощения, действия при выявлении несоответствий, знание и владение инструментами определения причин несоответствий, правил подачи предложений на улучшения.

Если компания ставит перед собой цель выйти на более высокий уровень внутреннего аудита и перейти от внутреннего аудита, ценность которого для компании заключается в подтверждении соответствия стандарту, требованиям внутренней нормативной документации, перейти к внутреннему аудиту "раскрытие потенциала компании", где ценность – это данные о возможностях, путях развития и совершенствования, необходимо научиться использовать последовательность вопросов: линейные – циркуляционные – рефлексивные – стратегические.

Необходимо отметить, что такому подходу необходимо учиться. Когда внутренние аудиторы овладевают им, то это становится настоящим прорывом в проведении внутренних аудитов, повышается их результативность и эффективность. Мы можем научить, как это делать и проверить на практике, как у Вас это получается.

DO

Технология проведения внутренних аудитов, как и этап планирования, достаточно хорошо стандартизирована. При этом необходимо отметить, что есть стандарты, в которых установлены требования к проведению аудитов. Например, ISO 19011:2018 "Руководство по аудитам систем менеджмента", "Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита" Института внутренних аудиторов. Улучшение проведения внутренних аудитов на этом этапе возможно через повышение квалификации внутренних аудиторов – умение слушать, умение наблюдать, умение работать с документацией, умение контролировать ход аудита и минимизировать потери времени. Должны отметить, что необходимо формировать культуру "внутреннего аудита в компании". Одна из характеристик такой культуры - внутреннего аудитора ждут в подразделениях с нетерпением и огромным желанием поделиться информацией и предложениями о любого рода улучшениям.

CONROL

Результаты внутреннего аудита можно проконтролировать по ключевым показателям деятельности (KPI), по выявленным рискам и открывающимся возможностям для компании. Но мы обращаем Ваше внимание на другой контроль. Как часто оцениваются в компании этические качества аудиторов, а соблюдение принципов внутреннего аудита?

Получение обратной связи о работе внутренних аудиторов должно стать обязательным.

В своей практике мы предлагаем использовать построение паутины этических и профессиональные качества аудиторов. Методика такой оценки включает самооценку внутренних аудиторов и оценку аудиторов сотрудниками компании по десяти бальной шкале с последующим сравнением и анализом полученных результатов. Почему это важно? Ответ прост: "Каким бы не был уровень профессионализма у внутреннего аудитора, низкие показатели оценки его этических качеств и соблюдения принципов внутреннего аудита полностью нивелируют профессионализм, генерируют закрытость сотрудников для общения, создают условия для сокрытия или искажения информации, а о поиске возможностей для компании можно забыть". Внутренний аудитор должен выстраивать свою работу на основе доверия и уважения. Мы разработали опросник для внутренних аудиторов. Он включает 40 вопросов. Результаты опроса позволяют получить обратную связь от внутреннего аудитора по результатам его работы. Обращайтесь. Мы проанализируем, как Вы проводите Ваши внутренние аудиты и покажем новые возможности.

ACT

Действия по результатам контроля внутреннего аудита могут касаться процессов, рисков, персонала, руководства компании, корпоративной культуры, а также самих внутренних аудиторов, от компетенции и профессионализма которых зависят результаты внутреннего аудита. Еще раз хотим напомнить, что результаты внутренних аудитов ложатся в основу принятия управленческих решений со стороны Высшего руководства компании. А здесь цена ошибки из-за неправильно принятых решений может быть очень высокой.

Внутренний аудитор обязан постоянно повышать свой профессиональный уровень, как в прочем и все сотрудники компании исходя из целей, которые поставлены перед компанией. Например, как много внутренних аудиторов знают об организационных патологиях, типах целей, типах внутренней мотивации персонала и т.д..

Исходя из нашего опыта работы мы сформировали перечень обучающих программ, по которым, по нашему мнению, должны проходить обучения внутренние аудиторы, чтобы обеспечивать результативность и эффективность с соблюдением всех принципов внутреннего аудита. Перечень является дополнением к базовым программам обучения, не претендует на исключительность и может быть, конечно, дополнен. Он включает, но не ограничивается:

• психологические аспекты при проведении внутренних аудитов;

• невербальные средства общения;

• навыки внутреннего коучинга;

• искусство ведения сфокусированной беседы;

• менеджмент рисков (стандарт ISO 31000, ISO 31010);

• инструменты решения конфликтов, методики неконфликтного общения;

• инструменты качества – диаграмма Паретта, диаграмма причинно-следственных связей, методология "5S" и т.д.;

• процессная модель управления;

• персональная бизнес-модель внутреннего аудитора;

• методы развития предприятия;

И помните слова Джека Уэлча: "Не пытайтесь контролировать каждый шаг ваших сотрудников, не затрудняйте им работу разнообразными препонами. Демонстрируйте им свое уважение. Дайте им почувствовать, как важно то, что они делают!" и тогда Вы будете создавать неотразимое, вдохновлять других и выполнять задуманное.