Внутренний аудит – от формального подтверждения к раскрытию потенциала компании

Как создать дополнительную ценность для компании от проведения внутренних аудитов? Что необходимо усилить, что создать, что ослабить, а от чего отказаться?
Компания / предприятие / организация - это взаимосвязанное сообщество ответственных и мыслящих людей, а не механизм манипулирования человеческими ресурсами с помощью управленцев. Те, кто этого не понимают обречены на провал. Инновации создают компании способные перенести акцент с "Компания - Человек - Прибыль" на "Человек - Компания - Влияние".
Лидеры (руководители) - проводники ценностей, их главная задача помогать сотрудникам реализовывать свой потенциал. И внутренние аудиты здесь играют не последнюю роль.
Если коротко ответить на поставленный вопрос: "Чтобы создать дополнительные ценности для компании – постепенно смещайте акценты внутреннего аудита с "контрольных функций" на "раскрытие потенциала компании", но помните о балансе между ними. Внутренние аудиторы должен стать бизнес-партнерами для собственников, руководителей и сотрудников компаний". При этом необходимо учитывать зрелость самой системы менеджмента и зрелость культуры качества.
"Культура качества" - степень осведомленности, приверженности, коллективная позиция и поведение компании в отношении качества.
"Соответствие ISO 9001" связано со зрелостью СМК организации и степенью ее соответствия требованиям ISO 9001. (Следует иметь в виду, что незначительные несоответствия могут быть выявлены даже в тех компаниях, которые демонстрируют общую высокую степень зрелости и
Теперь подробно. Каковы основные функции и ожидания от проведения внутреннего аудита? Приведу набор часто встречающихся функций:
·       Планирование и проведение внутренних аудитов с документированием результатов, в том числе несоответствий;
·       Оценка соответствия требованиям стандартов и требованиям, установленных самой компанией; ·       Проведение встреч с владельцами процессов / руководителями подразделений для разъяснения выявленных несоответствий и составление плана действий;
·       Участие в проведении расследований по факту невыполнения / нарушение служебных обязанностей;
·       Контроль надлежащего выполнения рекомендаций по результатам аудита;
·       Разработка и управление расследований случаев мошенничества.
Есть еще две функции, но для меня они спорные:
·       Выявление и анализ причин неэффективности бизнес-процессов и предложение альтернатив, направленных на достижение требуемого результата;
·       Подготовка предложений в отношении приоритетных областей для дальнейшего исследования внутренними аудиторами.
Это то, что ожидают компании от внутреннего аудита. Данный перечень составлен на основе обработки и анализа требований к внутренним аудиторам, которые представлены на сайтах поиска работы, где размещается информация о вакансиях.
Посмотрим на проведение внутреннего аудита через известный цикл Деминга "PLAN – DO – CONROL – ACT" при новой парадигме "раскрытие потенциала компании".
PLAN
Не будем подробно останавливаться на этапе планирования внутренних аудитов в части составления программ, графиков и т.д. Поговорим о том, как происходит подбор внутренних аудиторов. Мое глубокое убеждение, что подбор должен осуществляться не только по профессиональным качествам. Внутренний аудитор должен не только "знать и уметь", он должен "быть". В практику отбора должна быть включена диагностика личностного потенциала внутреннего аудитора. Есть ряд отличных диагностик, которые позволяют определить профиль внутреннего аудитора, получить информацию о том, как он может себя вести в кризисных ситуациях, при работе под давлением, его сильные и слабые стороны. Хорошей практикой является разработка компанией идеального профиля внутреннего аудитора.
Отдельно остановимся на подготовке вопросов внутренними аудиторами. Именно это часть подготовки влияет как пройдет аудит: "формальное подтверждение" или "раскрытие потенциала компании".
Формальное подтверждение. При этом я выделяю два подхода к проведению внутреннего аудита:
Подход №1. В ходе внутреннего аудита проверяется непосредственно только деятельность по процессу / подразделения. При этом используются вопросы: Кто, Что, Где, Когда, Как, Почему и в завершении внутренний аудитор просит: "Покажите". При таком подходе компания получает узкую, фрагментированную информацию о результативности своей системы менеджмента. При таком подходе есть риск упустить факторы, которые оказывают положительное / отрицательное влияние на процесс и систему менеджмента в целом;
Подход №2. В ходе внутреннего аудита аудитор задает весь спектр вопросов, который позволяет получить информацию о том, как работает система в целом. Как и какое влияние составляющие части системы менеджмента оказывают на процесс / подразделение, который проходит внутренний аудит. Это близко к методу "5М", который используется в качестве методологии описания процесса. Вопросы могу касаться: политик, целей, ценностей компании, ожиданий заинтересованных сторон (внешних, внутренних), ответственности и полномочий, квалификации и обучения, использования полученных знаний в результате обучения, выявления скрытых знаний, правил управления документацией, владением навыков бесконфликтной работы, наличием в компании методов профилактики снижения стрессов и эмоционального истощения, действия при выявлении несоответствий, знание и владение инструментами определения причин несоответствий, правил подачи предложений на улучшения.
Если компания ставит перед собой цель выйти на более высокий уровень внутреннего аудита и перейти от внутреннего аудита, ценность которого для компании заключается в подтверждении соответствия стандарту, требованиям внутренней нормативной документации, перейти к внутреннему аудиту "раскрытие потенциала компании", где ценность – это данные о возможностях, путях развития и совершенствования, используйте последовательность вопросов: линейные – циркуляционные – рефлексивные – стратегические.
Представленная последовательность может встретиться как: вопросы объективного – рефлексивного – интерпретативного – уровня принятия решений.
Необходимо отметить, что такому подходу необходимо учиться. Когда внутренние аудиторы овладевают им, то это становится настоящим прорывом в проведении внутренних аудитов, повышается их результативность и эффективность.
DO
Технология проведения внутренних аудитов, как и этап планирования, достаточно хорошо стандартизирована. При этом необходимо отметить, что есть стандарты, в которых установлены требования к проведению аудитов. Например, ISO 19011:2012 "Руководство по аудитам систем менеджмента", "Международные профессиональные стандарты внутреннего аудита" Института внутренних аудиторов. Улучшение проведения внутренних аудитов на этом этапе возможно через повышение квалификации внутренних аудиторов – умение слушать, умение наблюдать, умение работать с документацией, умение контролировать ход аудита и минимизировать потери времени. Должен отметить, что необходимо формировать культуру "внутреннего аудита в компании". Одна из характеристик такой культуры - внутреннего аудитора ждут в подразделениях с нетерпением и огромным желанием поделиться информацией и предложениями по любого рода улучшениям.
CONROL
Результаты внутреннего аудита можно проконтролировать по ключевым показателям деятельности (KPI), по выявленным рискам и открывающимся возможностям для компании. Но я хочу обратить внимание на другой контроль. Как часто оцениваются в компании этические качества аудиторов, а соблюдение принципов внутреннего аудита?
Получение обратной связи о работе внутренних аудиторов должно стать обязательным.
В своей практике я предлагаю использовать построение паутины этических и профессиональные качества аудиторов. Методика такой оценки включает самооценку внутренних аудиторов и оценку аудиторов сотрудниками компании по десяти бальной шкале с последующим сравнением и анализом полученных результатов. Почему это важно? Ответ прост: "Каким бы не был уровень профессионализма у внутреннего аудитора, низкие показатели оценки его этических качеств и соблюдения принципов внутреннего аудита полностью нивелируют профессионализм, генерируют закрытость сотрудников для общения, создают условия для сокрытия или искажения информации, а о поиске возможностей для компании можно забыть". Внутренний аудитор должен выстраивать свою работу на основе доверия и уважения.
ACT
Действия по результатам контроля внутреннего аудита могут касаться процессов, рисков, персонала, руководства компании, корпоративной культуры, а также самих внутренних аудиторов, от компетенции и профессионализма которых зависят результаты внутреннего аудита. Еще раз хочу напомнить, что результаты внутренних аудитов ложатся в основу принятия управленческих решений со стороны Высшего руководства компании. А здесь цена ошибки из-за неправильно принятых решений может быть очень высокой. В чем же заключаются действия по отношению к внутренним аудиторам? Их спектр в действительности широкий. Я остановлюсь только на одном – обучение, как необходимое условие повышение квалификации.
Внутренний аудитор обязан постоянно повышать свой профессиональный уровень, как в прочем и все сотрудники компании исходя из целей, которые поставлены перед компанией. Например, как много внутренних аудиторов знают об организационных патологиях, типах целей, типах внутренней мотивации персонала и т.д..
Исходя из своего опыта работы сертифицированным консультантом по управлению (СМС), я сформировал перечень обучающих программ, по которым, по моему мнению, должны проходить обучения внутренние аудиторы, чтобы обеспечивать результативность и эффективность с соблюдением всех принципов внутреннего аудита. Перечень является дополнением к базовым программам обучения, не претендует на исключительность и может быть, конечно, дополнен. Он включает, но не ограничивается:
·       психологические аспекты при проведении внутренних аудитов;
·       невербальные средства общения;
·       навыки внутреннего коучинга;
·       искусство ведения сфокусированной беседы;
·       менеджмент рисков (стандарт ISO 31000, ISO 31010);
·       инструменты решения конфликтов;
·       инструменты качества – диаграмма Паретта, диаграмма причинно-следственных связей, методология "5S" и т.д.;
·       процессная модель управления;
·       персональная бизнес-модель внутреннего аудитора;
·       методы развития предприятия;
И помните слова Джека Уэлча: "Не пытайтесь контролировать каждый шаг ваших сотрудников, не затрудняйте им работу разнообразными препонами. Демонстрируйте им свое уважение. Дайте им почувствовать, как важно то, что они делают!" и тогда Вы будете создавать неотразимое, вдохновлять других и выполнять задуманное.