На рынке услуг по сертификации систем менеджмента в Украине представлены национальные и международные органы по сертификации.
Национальные органы по сертификации должны быть аккредитованы Национальным Агентством по Аккредитации Украины.
Порядок проведения сертификационных аудитов регламентируется документами органа по сертификации.
ВАЖНО! У предприятия есть право выбора органа по сертификации.
НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ! Признаваемость сертификата на систему менеджмента складывается из имени органа по сертификации и органа по аккредитации.
ШАГ ЗА ШАГОМ:
Предприятие:
обращение предприятия в выбранный орган по сертификации
Письменное или устное обращение. Получение от органа по сертификации формы Заявки. Заполнение Заявки, в которой, как правило, указываются: вид деятельности, количество и место размещения производственных или сервисных подразделений, тип запрашиваемой сертификации (напр. IS0 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и т.д.), количество сотрудников, контактное лицо, уполномоченное вести дальнейшие переговоры по вопросу сертификации. Заполненная, подписанная руководителем предприятия с печатью Заявка направляется в орган по сертификации. В случае необходимости, для получения разъяснений по вопросу подготовки Заявки следует обращаться в орган по сертификации. На основе Заявки орган по сертификации готовит коммерческое предложение.
Орган по сертификации:
формирование коммерческого предложения
При получении Заявки орган по сертификации формирует коммерческой предложение. При необходимости орган по сертификации может обратиться с просьбой уточнить данные, представленные в Заявке. Подготовленное коммерческое предложение направляется предприятию. Длительность проведения сертификационного аудита (количество аудто/дней), стоимость определяются органом по сертификации в соответствии с установленными правилами. Как правило, исходными данными для расчета являются: численность сотрудников предприятия, наличие удаленных площадок и принятых исключений из требований стандарта (для ISO 9001).
Предприятие:
рассмотрение коммерческого предложения
Предприятие рассматривает коммерческое предложение. В случае необходимости, для получения разъяснений по представленному коммерческому предложению следует обращаться в орган по сертификации. После устранения разногласий, уточнений (в случае необходимости) неясных для предприятия положений коммерческого предложения, предприятие дает свое согласие на подготовку проекта договора.
Орган по сертификации:
подготовка проекта договора. Согласование договора
При получении согласия от предприятия на подготовку проекта договора, орган по сертификации готовит его и направляет предприятию для согласования. Проект договора включает: общие вопросы, обязанности сторон, стоимость работ, правила оплаты, форс-мажор, реквизиты. Приложение к договору, как правило, - порядок проведения сертификационного аудита, правила пользования логотипом органа по сертификации. На этапе согласования проекта договора определяются даты проведения сертификационного аудита.
Орган по сертификации:
подписание договора
Подписание договора.
Предприятие:
подписание договора, проведение оплаты
Подписание договора. Проведение оплаты согласно условиям договора.
Орган по сертификации:
запрос предприятия о готовности к проведению сертификационного аудита
Орган по сертификации делает запрос предприятия об его готовности к поведению сертификационного аудита в сроки, установленные договором. Данная информация требуется органу по сертификации для подготовки план-графика аудита и определения персонального состава аудиторов, а так же технического эксперта.
Предприятие:
подтверждение сроков или просьба о переносе сроков
Предприятие подтверждает сроки поведения сертификационного аудита. Если есть необходимость в переносе сроков, то об этом необходимо информировать орган по сертификации и обсудить возможность переноса. Необходимо помнить, что выходить на сертификационный аудит можно только при условии, что выполнены все требования стандарта. В случае выявления значительного количества несоответствий, орган по сертификации может принять решение об отказе в выдачи сертификата соответствия на систему менеджмента.
Орган по сертификации:
подготовка план графика сертификационного аудита, определение группы аудиторов и технического эксперта
При подтверждении сроков проведения сертификационного аудита орган по сертификации готовит план-график проведения сертификационного аудита, формирует группу аудиторов. В группе аудиторов назначается ведущий аудитор. При необходимости в группу включается технический эксперт. План-график вместе со списочным составом аудиторов, а также техническим экспертом направляется на предприятие.
Предприятие:
анализ план графика сертификационного аудита, персонального состава аудиторов
При получении план-графика сертификационного аудита предприятие анализирует его. В ходе анализа определяется возможность проведения сертификационного аудита в подразделениях в установленное время. При необходимости переноса даты или времени предприятие информирует орган по сертификации.
Предприятие анализирует списочный состав аудиторов, а так же предлагаемого технического эксперта. Предприятия имеет право отклонить предлагаемые кандидатуры.
Орган по сертификации:
утверждение план-графика, аудиторов, технического эксперта
После согласования и внесения корректировок по просьбе предприятия, при условии наличия таковых, план-график, списочный состав аудиторов, технический эксперт утверждаются.
ВНИМАНИЕ! Предварительный аудит
Орган по сертификации может предложить предприятию проведение предварительного аудита. Цель данного аудита – определение уровня готовности предприятия к проведению сертификационного аудита. По результатам предварительного аудита орган по сертификации подтвердит готовность или выдаст свои рекомендации, на что необходимо обратить внимание на предприятии перед выходом на сертификационный аудит. По результатам предварительного аудита могут быть скорректированы даты проведения сертификационного аудита.
ВАЖНО! Результаты предварительного аудита не влияют на результаты сертификационного аудита. Предприятие может принять или отклонить предложение на проведение предварительного аудита. Это обсуждается на этапе рассмотрения коммерческого предложения, и, в случае положительного решения со стороны предприятия, включается в договор на предоставление услуг по сертификации системы менеджмента.
Проведение сертификационного аудита
Сертификационный аудит включает:
Этап №1. Изучение документации системы менеджмента предприятия органом по сертификации.
Орган по сертификации запрашивает документацию системы менеджмента. Количество и наименование документов определяются в соответствии с правилами проведения сертификационного аудита (например, для системы менеджмента качества: Руководство по качеству, управление документацией, управление записями, внутренний аудит, управление несоответствиям, корректирующие мероприятия, предупреждающие мероприятия). Анализ документации проводится органом по сертификации с целью определения, насколько система менеджмента (так как она описана) соответствует требованиям стандарта. Орган по сертификации может обращаться за разъяснениями к предприятию, если в этом возникнет необходимость. По результатам анализа документации системы менеджмента орган по сертификации принимает решение о продолжении сертификационного аудита.
НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ!
В случае выявления несоответствий, на этапе проведения анализа документации системы менеджмента, орган по сертификации информирует об этом предприятие. Продолжение сертификационного аудита, переход на этап №2, возможен только при условии устранения предприятием выявленных несоответствий. Предприятие проводит оценку, сколько необходимо времени для их устранения и информирует об этом орган по сертификации. После устранения несоответствий предприятие информирует орган по сертификации, предоставляя объективные доказательства результатов проделанной работы. Орган по сертификации анализирует представленную информацию, принимает соответствующее решение. При положительных результатах осуществляется переход к этапу №2 сертификационного аудита.
Этап №2. Проведение сертификационного аудита непосредственно на предприятии.
Сертификационный аудит проводится в соответствии с утвержденным планом-графиком.
Сертификационный аудит включает: первая встреча, непосредственно проведение аудита в подразделениях, заключительная встреча.
Первая встреча.
Представление аудиторов, технического эксперта; подтверждение план-графика, информирование о том, как будет проводиться сертификационный аудит. Участники встречи – высшее руководство предприятия, руководители структурных подразделений.
Непосредственно проведение сертификационного аудита в подразделениях.
ВАЖНО! В ходе сертификационного аудита аудиторы проводят оценку соответствия системы менеджмента предприятия на основе объективных доказательств. Сертификационный аудит направлен не на поиск несоответствий и недостатков в системе менеджмента предприятия, а на поиск подтверждения того, что система менеджмента соответствует требованиям стандарта.
В ходе сертификационного аудита аудиторы поддерживают тесный контакт с сотрудниками предприятия, информируют их о проводимых мероприятиях, а также о любых обнаруженных несоответствиях или замечаниях с целью получения дополнительной информации или разъяснений.
Заключительная встреча.
Представление результатов сертификационного аудита главным аудитором – положительные наблюдения, рекомендации направленные на улучшения, выявленные несоответствия, разъяснения порядка их устранений, а также решение органа по сертификации.
Участники встречи – высшее руководство предприятия, руководители структурных подразделений, заинтересованные стороны.
Орган по сертификации:
подготовка отчета по результатам сертификационного аудита
По результатам сертификационного аудита орган по сертификации готовит отчет и направляет его на предприятие.
Предприятия:
анализ отчета и корректирующие действия
При получении отчета предприятие анализирует его, и при необходимости, планирует проведение корректирующих мероприятий для устранения выявленных несоответствий. Время на планирование и выполнение корректирующих мероприятий устанавливается в соответствии с правилами органа по сертификации.
О запланированных мероприятиях ставится в известность орган по сертификации.
Необходимо отметить, что корректирующие действия могут быть предварительно обсуждены с органом по сертификации непосредственно в момент обнаружения несоответствия.
О факте выполнения назначенных корректирующих мероприятий ставится в известность орган по сертификации.
Орган по сертификации:
контроль результатов выполнения корректирующих мероприятий
Орган по сертификации запрашивает документальное подтверждение выполнения корректирующих мероприятий и достигнутых результатов. Выполнение самих корректирующих мероприятий проверяется органом по сертификации при проведении надзорного аудита.
В отдельных случаях, для подтверждения выполнения корректирующих мероприятий, орган по сертификации может провести повторный аудит по выявленным несоответствиям.
Орган по сертификации:
выдача сертификата
При получении подтверждения о выполнении всех корректирующих мероприятий и устранении несоответствий орган по сертификации в соответствии с внутренней процедурой готовит необходимые документы для выписки сертификата. Оформление и выдача Сертификата соответствия на систему менеджмента.
ВАЖНО! НЕОБХОДИМО ЗНАТЬ!
Все предприятия, организации, компании, которые имеют сертифицированную систему менеджмента на соответствия требования стандартов (напр. IS0 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 и т.д.) проходят регулярные надзорные аудиты со стороны органа по сертификации для подтверждения того, система менеджмента соответствует требованиям стандарта и находится в состоянии постоянного улучшения. По результатам надзорного аудита принимается решение о продлении срока действия сертификата или об его отзыве.