Бізнес-процеси

Построение процессной модели управления

Процессы. Фактически, от того, как выстроены, согласованы, увязаны процессы зависит успех или не успех компании: удержание, приобретение или утрата Клиентов; рациональное использование ресурсов или их потеря; мотивированный, вдохновленный персонал или стрессы, эмоциональное выгорание; появление рисков, утраченные возможности или постоянное улучшение.
Мы пройдем с Вами весь путь перехода на процессную модель управления через Информирование → Прояснение → Убеждение → Вовлечение → Формирование поведения Ваших сотрудников. Мы знаем, где могут быть подводные камни и мели на этом пути, когда и при каких условиях наступает эмоциональное выгорание Ваших сотрудников, когда кажется, что работа теряет смысл. Мы поможем избежать рисков, открыть новые возможности. Мы владеем технологиями и инструментами, которые проверены в наших проектах, но мы не предлагаем стандартные подходы. Мы работаем с учетом Вашей уникальной корпоративной культуры, учитываем уровень компетенций персонала и максимально придаем смыл нашей совместной работе. 
Для технологических процессов мы научим Вас использовать инструменты статистической обработки (SPS), что позволит снижать уровень брака.
Ниже приведены два примера из нашей технологии перехода на процессную модель управления. 

Определение входов процесса 

Входы процесса - материальные и/или информационные потоки, поступающие как результат других процессов, или из источников, находящихся вне ООО. В ходе процесса входы преобразовываются в выходы (результаты) процесса и обязательно передаются в другие процессы для дальнейшего использования (преобразования).

ВАЖНО! Обратите внимание, что для осуществления процесса необходимы так же ресурсы.

Ресурсы процесса – материальные или информационные объекты, постоянно используемые при выполнении процесса, но не преобразуемые процессом (информация, оборудование, программное обеспечение, транспорт и т.д.) и не передаются с выходами процесса потребителям процесса.

Не путайте входы процесса и ресурсы процесса.

Существует четыре общих категорий входа, а именно:

• услуги;

• программное обеспечение;

• технические средства;

• переработанные материалы;

Требования к входам процесса - характеристики, нормативные показатели и допустимые значения, определенные для материальных и информационных потоков, документации.

Источники входов процесса:

внутренние - работники ООО, действующие в рамках того или иного процесса и передающие результаты (выходы) своих процессов для использования в рамках данного процесса;

внешние - сторонние организации или физические лица, передающие материальные или информационные объекты для дальнейшей работы в рамках данного процесса.

Код процесса-поставщика – цифровой идентификатор процесса, из которого передаются входы.

Шаги при заполнении таблицы Вход процесса.

Шаг №1. Пройдите весь алгоритм выполнения Вашего процесса.

Шаг №2 Положите перед собой перечень процессов системы управления.

Шаг №3 Составьте перечень всех участников процессов и выделите тех, кто передает Вам что-либо для Вашего процесса из-за границ Вашего процесса.

Шаг№4 Привяжите выделенную группу к процессам системы управления.

Шаг №5 Составьте перечень всего, что поступает к Вам в процесс из выделенной группы. Используйте четыре категории входа.

Шаг№6 Определите, что преобразовывается Вашим процессом для последующей передачи в другие процессы, а что нет. Помните о Ресурсах процесса. Не путайте их с Входами процесса.

Шаг №7 Установите нормативные требования и согласуйте их с Вашими поставщиками. Установленные нормативные требования определяются либо на основе внешних нормативных документов либо устанавливаются предприятием самостоятельно. При установлении требований к Входам процессов приоритет у Потребителя перед Поставщиком. Требования к входам устанавливаются с учетом рисков, которые могут возникать в ходе процесса из-за несоблюдения установленных требований и рисков для выходов процесса.

Шаг №8 Заполните таблицу Вход процесса. В Колонке "Контролируемые параметра" указываются конкретные показатели. Допускается указание ссылки на нормативный документ, где установлены показатели (например, показатели для компонентов крови).

Мониторинг процесса 

Мониторинг процесса проводится с заданной периодичностью (например, ежечасно, ежедневно, в начале процесса, при завершении процесса, еженедельно, ежемесячно или ежеквартально). Периодичность мониторинга определяется исходя из необходимости подтверждения, что процесс находится в нормальном состоянии и его результаты (выходы процесса) будут соответствовать установленным требованиям.

Контролируемые показатели могут быть как количественными (нормативные требования к продукции, время, количество, скорость, влажность, температура и т.д.), так и качественными (состояние здоровья, чистота, вежливость, доступность и т.д.).

Объекты контроля по процессу могут быть сгруппированы по следующим группам:

• Нормативная документация, записи (ДП, СОП, ДИ, записи по процессу, приказы, внешние нормативные документы);

• Персонал (квалификация, наличие, соблюдение правил личной гигиены, состояние здоровья, знание порядка выполнения работ);

• Продукция (соответствие продукции установленным требованиям);

• Материалы (расходные материалы, катетеры, мешки, наклейки со штрих кодами и т.д.)

• Оборудование (оборудование, персональные компьютеры, оргтехника и т.д.);

• Производственная среда (температура, влажность, освещенность, производственная санитария).

Шаги по заполнению таблицы "Мониторинг процесса"

1.   Пройдите весь алгоритм выполнения Вашего процесса.

2.   Сгруппируйте объекты контроля по группам (см. выше Перечень групп)

3.   По каждому выделенному объекту проведите анализ. Используйте карту Декарта. При проведении анализа используйте фактический материал по имевшим место несоответствиям в работе ООО "…….".

4.   По результатам анализа внесите объекты контроля в Таблицу.

5.   Для каждого внесенного в Таблицу объекта контроля заполните соответствующие ячейки.

6.   Обсудите с участниками процесса, включив в группу обсуждения обязательно потребителей результатов процесса, заполненную таблицу на предмет того, что мониторинг по выбранным объектам контроля обеспечит нахождения процесса в нормальном управляемом состоянии и его результаты (выходы процесса) будут соответствовать установленным требованиям.

7.   Проведите на практике проверку легкости и результативности проведения мониторинга процесса по установленным объектам контроля.

8.   По результатам проверки, при необходимости, внести корректировки.

9.   Довести до всех участников процесса окончательную редакцию таблицы "Мониторинг процесса".